2007年05月11日

書く技術→考える技術→構造化する技術

 デキる人の書く技術 / 構成は「結・承・転・提」(日経ビジネスオンライン)

■結ぶ
  最初に結論を述べる。書き出しの1文で趣旨を伝えるのがベスト。
  (例) 「A社との契約の件は、不成立になりました」
■承ける
  2番目に、結論に至った背景や経緯を書く。
  (例) 「不成立の理由は、B社と既に契約を結んでおり、両立は難しいからという、先方の都合です」
■転じる
  「承」で述べた背景や経緯についてさらに詳しく掘り下げる。
  (例) 「B社となぜ契約を結んだかというと、特に○○が充実しており、納得のいくものであったから、とのことです」
■提案する
  最後に、当面の対策について書く。
  (例) 「○○の点について、当社の顧客にとって過不足がないかを再検討し、さらに営業活動を強化したいと考えます」


 文書コンサルタントを名乗りながらミントピラミッドを知らないはずもないし、あえてスタンダードを外したのだとは思いますが、でも結を支えるのが承と転というのは納得がいきません。

 私の思考回路が「論理思考のスタンダード」に冒されているだけかも知れませんが、1つしか承がないと、他の承がないか、何か隠していないか自然と気になります。
 上記の例でも「既にB社と契約を結んでいた」が結だったとして、ではスピードがあればよかったのではないか?両立や乗換の提案はできないのか?といった他の承が気になります。

 しかも承と転の役割分担、機能分担が不明瞭です。
 承では時間順序が原因としつつ、転では「○○が決定打」といっており、深掘りになっていません。これは別の理由です。(これこそもう1つの承では?)
 時間順序を深堀りするなら、自社のアプローチと B 社のアプローチを時間軸で比較して論じるべきです。
 また逆に深堀りした結果が「○○が決定打」であるならば、その元となる承は「比較検討の結果負けた」であるはずです。
 これは事例が悪いというより、1つの事実をあえて承と転のセクションに分割すること自体に問題があるように感じます。

 最後に提案でまとめること自体はよいとは思うのですが、論ずべきポイントがあやしいので的外れな提案になっている危険性があります。


 他にもこの記事の例から。アンケートの注意書きの添削後の例なのですが;
  • お答えいただきたい方は山田様を含めた20〜30代の女性3人
  • 社員の家族の方でも可
  • お尋ねしたい質問と回答欄は同封のアンケート用紙にあります
  • パート1の問1〜5、パート2の問1〜3には必ずご回答ください
  • 年齢を必ずご記入下さい(名前は未記入でも可)
  • 締め切りは、12月1日(金)です。
 「困ったら箇条書き」は手が止まってしまった場合の処方としては賛成ですが、基本的に避けるべきだと私は思います。箇条書きは単に「粒をそろえて並べた」だけであり、整頓したに過ぎないのに整理した気になってしまうからです。
 平坦な構成になるので、構造化に意識が向かず、思考が浅くなりがちなんですよね。

 箇条書きにしたら、
 ・各項目にラベルをつけられないか?
 ・グルーピングできないか?
 といった点を考えるべきです。

 添削し直します。
 アンケート自体と回答方法とが混在していますね。読み手にとって考慮する順番も深さも違うので分離しましょう。

【アンケート回答方法】
  • 対象:山田様を含む20〜30代の女性3人(社員、家族どちらでも構いません)
  • 内容:同封のアンケート用紙を参照下さい
  • 期限:12月1日(金)です
【ご回答にあたって】
  • パート1の問1〜5、パート2の問1〜3には必ずご回答下さい
  • 名前は未記入でも構いませんが、年齢を必ずご記入下さい


 こちらの方が圧倒的に読みやすいですよね。
posted by 市井賢児 at 2007年05月11日 13:58
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